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行业动态

怀宁档案馆推进档案数字化助力企业职工解难题

作者:管理员     :2022-08-03     浏览:

  近年来,很多破产企业的职工由于到龄退休需要相关证明材料,纷纷来到县档案馆查询调阅以往的工资凭证,而这些工资凭证分散在不同的会计凭证档案中,查询调阅很困难,有时需要几个工作人员花费数天时间。针对这一现实问题亟需解决的问题,县档案馆顺应建设数字档案馆发展的大趋势,践行服务理念,扎实开展档案数字化工作,着力打造“数字档案”,不断提升档案管理服务水平,致力服务社会民生。

  精心部署安排,打好档案数字化“主动仗”。按照“高起点谋划、高标准定位、高质量推进”的工作思路,档案馆切实把馆藏存量档案数字化建设列入重要议事日程,制定档案数字化工作方案,明确工作原则、目标任务、工作流程、时间表和路线图及数据质量要求,重新修订了《怀宁县档案馆档案接收办法》,要求各立档单位移交纸质档案时必须完成数字化工作。成立工作专班,建立档案收集归档机制,实行定岗、定人、定责,确保责任落实到位,扎实推进馆藏存量档案数字化工作。

  落实规定要求,下好档案数字化“先手棋”。将过去先立卷后扫描的工作顺序,改为先分类归档再扫描最后装订,尽量避免档案原件造成二次物理破坏,减少了工作环节,提高了工作效率,保证了扫描质量,保护了档案原件。严格落实档案安全保密要求,实行“集中存放、统一管理”模式,配备专用房作为档案数字化加工室,配备专用内网电脑、扫描仪、复印机等硬件设施,有效夯实了档案管理的硬件基础。

  依托外界力量,弹好档案数字化“协奏曲”。在档案服务公司具备保密资质前提下,与档案服务外包公司签订保密协议,采取得力措施,强化外包服务的人员管理、场所管理、设备管理和介质管理。严禁数字化加工场所带入手机、照相机、U盘、移动硬盘等设备,严禁工作电脑接入互联网,实施24小时无死角视频监控,明确在数字化加工合同结束时,档案服务公司数字化加工电脑的硬盘全部移交该馆。与此同时加强数字化流程管理,明确档案出库、整理分件、目录著录、扫描处理、数据质检、装订还原、验收移交等各个环节的任务职责,堵塞档案数字化加工过程中的失泄密漏洞,确保档案实体和数字化成果的安全。

  扎根服务理念,唱好档案数字化“主题曲”。对近10年来的利用登记进行数据分析,将档案资料数字化工作确定“三细化”和“三优先”原则。“三细化”即著录项目细化,多角度查询档案内容;档案编目细化,工资表、介绍信之类的档案细化,一人一件,查询更快捷;档案资料名称细化,如会议记录、通知等命名的文件资料仔细提炼议题和内容多层面反映档案内容。“三优先”即利用率高的档案资料优先数字化;破损严重的档案优先数字化;珍贵档案资料优先数字化。目前,馆藏档案三分之二的档案可直接从数据库中查询利用,减少了档案查阅过程中对原件的磨损,提高了查阅速度,真正提供更加便民、快捷、高效的利用服务,让档案发挥了更大的社会价值。(供稿?:吴支宏 审核:王贤报  编辑:江丽)

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